Das Thema Zeitmanagement ist dir sicherlich nicht neu, wenn du nach so einem speziellen Thema wie dem Zeitmanagement im Büro Ausschau hältst.
Daher können wir dir direkt eines versprechen, Zeitmanagement im Büro ist leichter umzusetzen als man denkt.
Wenn du zuerst einen Überblick über das Thema Zeitmanagement bekommen möchtest, dann schau dir diesen Beitrag zuerst an.
Dein Arbeitsweg
Allein auf dem Weg zur Arbeit lässt sich einiges parallel erledigen, wofür du ansonsten wohl eher Zeit freischaufeln müsstest.
Wenn dein Büro nahe genug an deinem Wohnort ist, dann kannst du das Fahrrad für den Arbeitsweg nutzen oder gar joggen. Dadurch sparst du dir die allabendliche Fitnesseinheit oder sogar das Fitness–Studio.
Je nachdem was du dort ansonsten noch trainierst.
Nur wenige haben den Arbeitsplatz so nahe, dass dieser mit dem Rad problemlos fahrbar ist.
Aber auch hier gibt es einen tollen Tipp für dein Zeitmanagement. Anstatt dein Radio oder eine Playlist laufen zu lassen, kannst du dir auf dem Arbeitsweg im Auto Hörbücher und/oder Podcasts anhören.
Dadurch hast du die Fahrzeit effektiv genutzt und kannst durch die Podcasts und Hörbücher sogar nebenbei noch etwas lernen.
Die ersten Schritte im Büro
Je nachdem wo du arbeitest, kann sich natürlich das ein oder andere etwas zu deinen Erfahrungen und Gegebenheiten vor Ort unterscheiden.
Wir gehen hier aber davon aus, dein Büroarbeitsplatz ist in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen (KMU).
Schließlich besteht die deutsche Wirtschaft aus über 99% KMUs.
So, jetzt aber.
Wie oft haben wir das erlebt:
Der Kollege kommt ins Gebäude, geht in den ersten Stock in sein Büro und packt seine Tasche aus. Da kommt das Frühstück und das Mittagessen zum Vorschein.
Soweit so gut.
Dann womöglich noch diverse Snacks und alles muss in die Kühlung. Also, balanciert der Kollege alles was er mitgebracht hat, geübt in die Küche im Erdgeschoss.
An der Küche ist er aber eben, beim Betreten des Gebäudes, vorbei gelaufen. Dann kommt er wieder ins Büro zurück, nur um festzustellen, dass er seinen Kaffee in der Küche vergessen hat.
Du weißt bestimmt auf was wir rauswollen oder?
Wenn du solche Wege kennst und dein Zeitmanagement im Büro verbessern willst, dann musst du diese unnötigen Zeitfresser eliminieren.
Auf dem Weg zum Büro als erstes in die Küche abbiegen, das Essen in den Kühlschrank stellen und vorher noch schnell die Tasse unter die Kaffeemaschine stellen.
Während das dampfende schwarze Gold in die Tasse fließt, wandern die Schüsseln mit Essen in den Kühlschrank.
Und schwupps ist auch der Kaffee fertig und einen kurzen Augenblick später ist man im Büro.
Terminplanung
Wir alle kennen die gängigen Mail- und Kalenderprogramme. Hierin lassen sich unternehmensweit problemlos Termine mit den Kollegen koordinieren und anpassen.
Typischerweise folgen die meisten Termine diesem Muster:
Teambesprechung von 09:00-10:00 Uhr, Abstimmung mit dem Marketing von 10:00-12:00 Uhr, Pause, Statistikreport von 13:00-14:00 Uhr, und, und, und…
Durch diese typische Planung, wie wir sie alle kennen, wird aber ein negatives Zeitmanagement im Büro gepflegt.
Denn die Zeiten zwischen den Terminen, nämlich keine, wird dich immer in Stress versetzen.
Entweder musst du den aktuellen Termin früher abbrechen oder kommst beim Anschlusstermin zu spät. Diese Auswahl hast du aktuell.
Über eine andere Möglichkeit machen sich bisher zu wenig Menschen im Büro Gedanken.
Wer sagt denn, dass die Termine immer dem bekannten Muster folgen müssen?
Setze bei deinen Terminen ein anderes Muster ein. Ein effizienteres und auch stressfreieres. Denke an deine Schulzeit zurück. Da hattest du zwischen zwei Schulstunden meist fünf oder zehn Minuten Pause.
Genau mit diesem kleinen Trick bekommst du ordentlich Struktur in dein Zeitmanagement im Büro.
Lass deine Termine z.B. um 09:05 Uhr beginnen und 09:55 Uhr enden. Dann hast du bis zum 10:05 Uhr Termin noch gut zehn Minuten Zeit, um zu diesem zu gelangen.
Bei nahezu jedem KMU hast du in zehn Minuten den Besprechungsraum deines nächsten Termins erreicht.
Ordnung halten
Sieht dein Schreibtisch oder deine Arbeitsumgebung aus, als ob ein Tornado durchs Büro gefegt wäre?
Verzweifelst du auch ab und an an deinem eigenen Schreibtischchaos?
Dann ist es an der Zeit hier ein wenig Ordnung zu etablieren.
Wenn du Ordnung und ein wenig Struktur auf dem Schreibtisch hast, findest du deine Unterlagen schneller und du kannst auch problemlos im Krankheitsfall deinen Kollegen sagen, wo die Schriftstücke für den großen Auftrag liegen, die heute zum Chef müssen.
Es gibt dann kein Rätselräten, keine „Schau mal hier oder doch lieber da“ Gespräche mehr. Das erspart dir und deinen Kollegen enorm viel Stress.
Tagesaufgaben sortieren
Um dein Zeitmanagement im Büro noch weiter zu pushen, kannst du deine Aufgaben sortieren.
Natürlich sind die dringenden Aufgaben wichtiger als die nicht-dringenden. Die näherkommende Deadline ist auch etwas, was hier reinspielt und natürlich die Dringlichkeit, die der Chef dir aufgibt.
Das ist eine Sortierung, die du nur selbst vornehmen kannst oder sie dir diktiert wird.
Erledige aber immer die dringlichsten und wichtigsten Aufgaben vor den anderen Aufgaben.
Wenn du einen Beruf hast, indem du deine Tagesaufgaben zu erledigen hast, dann kannst du dir ein recht einfaches Prinzip sehr schnell angewöhnen:
Lege deine offenen Tagesaufgaben z.B. links neben dich. Sobald du eine davon abgeschlossen hast, wandert die Akte/der Ordner auf deine rechte Seite. Somit hast du auch ein visuelles Feedback, wie viele Aufgaben noch vor dir liegen und was du doch schon alles geschafft hast. Jeder Vorgang, der von links nach rechts wandert, ist ein erreichtes Teilziel.
Für unseren Geist ist das Erreichen eines Teilziels gleichzusetzen mit dem näherkommen an das große Ziel.
Jedes Mal, wenn der Vorgang von links (zu bearbeiten) nach rechts (bearbeitet) wandert, ist ein weiteres Ziel erreicht. Viele kleine Ziele machen das Große und Ganze aus.
Wie mit allem im Leben.
Jeder Schritt nach vorne ist ein Schritt näher zum Ziel. Und wenn das Ziel nur der Feierabend ist, ist jede abgeschlossene Tagesaufgabe ein Schritt hin zum Feierabend.
Zeitmanagement im Büro in Kürze
Du hast nun ein paar Tipps für dein Zeitmanagement im Büro erhalten. Durch solche Kleinigkeiten spart man sich viele Minuten pro Tag.
Je nachdem, welche Routinen sich bei dir eingelebt haben, kann das auch mehr als eine halbe Stunde Zeitersparnis nur während der Arbeitszeit bedeuten.
Stimmst du dann deine Termine noch mit entsprechenden Puffern ab, kommst du selten zu spät und bist kaum noch am hetzen zu einem Anschlusstermin.
Kombinierst du das alles noch mit einer entsprechenden Ordnung auf deinem Schreibtisch sowie einer sinnvollen Abarbeitungsmethode, wirst du dein Zeitmanagement im Büro schnell im Griff haben.
